Una vez definido el planeamiento estratégico, los interrogantes que surgen son: ¿cuál es la forma más eficiente de organizar los recursos?, ¿cómo coordinar los esfuerzos de las personas de cumplir con el plan diseñado?
Las respuestas a estos interrogantes surgen realizando un diseño de la configuración estructural, o la forma jerárquica que debe adoptar la empresa.
La estructura es la forma que adopta la empresa estableciendo pautas de coordinación de la totalidad de los recursos para mejorar la relación y regulación de las actividades que se realizan diariamente. H. Mintzberg la denomina configuración estructural y la define como la forma en que se divide el trabajo en tareas distintas y su coordinación.
Esta configuración estructural debe ser adecuada al marco determinado por la estrategia permitiendo así el logro de los objetivos.
La organización del trabajo de toda empresa puede ser analizada desde dos miradas: la división vertical y la división horizontal.
NIVELES JERÁRQUICOS (DIVISIÓN VERTICAL)
Si se observa la división del trabajo* en forma vertical se distinguen los tres niveles jerárquicos y de autoridad: 1) nivel estratégico, superior o político, 2) nivel táctico, intermedio o ejecutivo y 3) nivel operatico, inferior o técnico. Esta estructura se puede representar gráficamente por medio del siguiente triángulo.
En el nivel superior se encuentra la figura del gerente general, presidente o director, que es el responsable de la definición del negocio de la empresa, del plan eamiento estratégico y de la definición de políticas*. Ejemplos de este nivel pueden ser el presidente de una empresa automotriz o el gerente general de un supermercado.
El nivel intermedio está representado por la gerencia media, es decir por los responsables máximos de cada una de las áreas que integran el nivel que depende del gerente general. Ellos establecen metas y tácticas subordinadas a los objetivos y estrategias empresariales fijadas por el nivel político o superior. Además, realizan presupuestos para asignar los recursos y programan, coordinan y controlan las operaciones de los niveles inferiores para el cumplimiento de sus metas. Ejemplos de este nivel son los gerentes de áreas funcionales de un supermercado (Finanzas, Abastecimiento, Ventas, Marketing, Personal, etc.) y gerentes de áreas funcionales de una fábrica de autopartes (control de calidad, producción, etcétera).
El nivel inferior está representado por los departamentos en los que se desarrollan las tareas más opertivas y rutinarias de la empresa. Es el nivel más numeroso debido a que aquí se encuentra la fuerza de trabajo que le permite a la empresa desarrollarse. Los niveles superiores hacen sus mayores esfuerzos por orientar el trabajo del personal operativo, minimizando incertidumbres y regulando el trabajo a partir de normas y procedimientos* que hacen más predecible el comportamiento. De esta manera se facilita la coordinación, la planificación y el control de sus tareas. Ejemplos del nivel inferior son los repositores de productos, cajeras y personal administrativo de un supermercado; operarios de una planta fabril, etcétera.
*división del trabajo: Distribución del total de tareas a realizar en la empresa en diferentes áreas, delimitando los niveles de jerarquía y las características homogéneas que permiten un agrupamiento de actividades en un mismo nivel.
*políticas: Lineamientos que guían y orientan la gestión de la empresa.
*procedimientos: Descripción de los circuitos y procesos de las tareas a desempeñar.
ÁREAS DEPARTAMENTALES
Además de la lectura vertical de la estructura, se puede realizar un análisis que la atraviese en forma horizontal. Esto permite identificar los criterios utilizados para crear los diferentes departamentos, áreas o sectores de la organización dentro de un mismo nivel jerárquico.
La departamentalización surge de agrupar actividades homogéneas, es decir, que cuentan con un criterio común que permite asociarlas en una misma área bajo la responsabilidad y coordinación de una misma persona. Organizar las actividades en diferentes sectores implica efectuar un diseño de puestos. En consecuencia, para cada puesto deben definirse las funciones*, responsabilidades, posición jerárquica y relaciones con otros puestos.
*funciones: Roles y responsabilidades de las personas según su puesto de trabajo.
Existen diferentes criterios para agrupar las actividades. No hay soluciones "modelo", cada empresa debe diseñar su propia estructura en función de su realidad, sus necesidades y posibilidades. Los criterios más frecuentes son el funcional, por producto, por cliente y por zona geográfica.
FUNCIONAL: es el criterio más habitual. Las funciones más usuales de las empresas son: comercialización (ventas), producción, finanzas, administración, personal, etcétera. Este tipo de agrupamiento es frecuente en el nivel que depende directamente del gerente.
POR PRODUCTO: se organiza el trabajo en función de los productos/servicios que ofrece una empresa. Este criterio se utiliza cuando las actividades requeridas para cada producto son muy diferentes entre sí y no sería adecuado agruparlas bajo la coordinación de una misma persona.
Habitualmente se encuentra este criterio en los departamentos de producción, donde las actividades requeridas para fabricar cada producto son diferentes. Por ejemplo, las fábricas de electrodomésticos pueden organizar el área de Producción con un sector de heladeras, un sector de cocinas, uno de lavarropas, etcétera. En los grandes grupos empresarios suelen establecerse como primer nivel de dependencia del gerente general las unidades de necocio, en donde cada una de ellas actúa como una empresa casi independiente, desde las cuales se coordinan las tareas relacionadas con un prooducto o servicio en particular.
POR CLIENTE: se asocian las actividades vinculándolas por las demandas específicas que cada tipo de cliente efectúa, priorizando los gustos, nivel de calidad y atención requerida para cada público. Es usual por lo tanto que este tipo de departamentalización exista en las áreas comerciales. Una empresa productora de vestimenta puede tener los locales de venta diferenciados por prendas para mujeres, prendas para hombres y prendas para niños.
POR ZONA GEOGRÁFICA: requiere reunir aquellas actividades de acuerdo con la localización en que se realizan, siempre y cuando la cualidad regional sea la distinción que hace viables la especialización de las tareas por las características específicas de la zona geográfica. Un banco que posea diferentes sucursales en el Gran Buenos Aires se referirá a cada una de ellas como "sucursal de Lomas de Zamora", "sucursal San Martín", "sucursal Vicente López", etcétera.
ORGANIGRAMA
Graficar la estructura de una organización permite facilitar su visualización y comprensión. Para ello se utiliza un diseño llamado organigrama, que es una representación gráfica de la estructura de una organización en un momento determinado. Se representa con rectángulos cada una de las áreas, sectores o departamentos diseñados y con líneas la relación de dependencia entre cada uno de ellos. El área de mayor jerarquía se ubica arriba y se van graficando hacia abajo las áreas subordinadas.
En el gráfico anterior, se puede observar que en el nivel superior o político se encuentra el gerente general.
En el nivel intermedio o ejecutivo está organizado con un criterio de agrupación funcional, integrando en este caso por las funciones de ventas, producción, finanzas y recursos humanos (RRHH). Cada una de estas áreas estará conformada por los gerentes medios: gerente de Ventas (responsable de idientificar las necesidades de los clientes a los cuales debe vender los productos), gerente de Producción a cargo del sector que fabrica la distinta gama de productos ofrecida a los clientes, etcétera.
El nivel inferior u operativo está integrado por todas aquellas áreas que dependen de los cuatro departamentos del nivel medio.
El área de Ventas está formada por dos sectores diferenciados en función de los clientes a quienes les venden: clientes mayoristas y clientes minoristas. A su vez estos están divididos según el área geográfica donde se realizan las ventas: provincia de Buenos Aires e interior del país.
El área de Producción es aquella en la cual los operarios fabrican los productos para ponerlos a disposición del çarea de Ventas que los ogrecerá a los clientes. La fabricación está organizada en tres áreas, cada una de las cuales responde a un tipo de producto: los productos derivados de los lácteos, las golosinas y los alimentos que se comercializan conservados en latas.
El área de RRHH también presenta un agrupamiento funcional y en este caso las funciones son: desarrollo (área responsable por el plan de carrera y la capacitación de los empleados), relaciones industriales (es la que mantiene contacto con los gremios y sindicatos) y liquidación de sueldos.
LO FORMAL E INFORMAL
El análisis de la estructura con la división vertical y horizontal del trabajo, y su representación a través del organigrama, representa un punto de vista formal. Lo formal se puede identificar con los aspectos visibles, susceptibles de ser representados y modelados. Algunos ejemplos de representaciones formales son el organigrama para la división del trabajo y los manuales* para documentar políticas, procedimientos y funciones. Lo formal es aquello que está oficialmente aceptado en la empresa, como por ejemplo los niveles de autoridad, las normas y procedimientos escritos, etcétera.
El concepto de los informal se puede vincular con lo que no está escrito ni vinculado con modelos de representaciones formales. Son las relaciones personales, la comunicación los intereses grupales, las relaciones de poder* no formales, los sistemas de decisiones* y el manejo de la información (es decir, el acceso a los datos para la toma de decisiones), el clima laboral y la cultura empresarial.
Los conceptos de formal e informal se encuentran estrechamente relacionados, y una empresa es el resultado de la suma de ambos componentes.
*manuales: Documentos escritos que permiten constatar las definiciones tomadas con respecto a políticas, procedimientos y funciones de una organización.
*relaciones de poder: Vínculos en los cuales existe u líder o autoridad que puede influir en el comportamiento de un individuo o grupo de personas.
*sistemas de decisiones: Mecanismos establecidos para definir los cursos de acción a seguir.
COMPONENTES CULTURALES
Los componentes del plan estratégico y la estructura empresarial representan, junto a la cultura empresarial, los principales elementos constitutivos de la empresa.
La cultura empresarial es el modelo predominante de pensar, creer y actuar de la empresa. Generalmente es la cultura del grupo que dirige estratégicamente la empresa la que prevalece sobre el resto de los integrantes. Los factores que determinan cómo es la cultura empresarial son los comportamientos, las creencias, los valores, las normas, los hábitos y las costumbres. Estos factores se encuentran implícitos en todos los componentes de la empresa y permiten comprender las características que las diferencian entre sí. De esta manera actúa como marco de referencia compartido que señala prioridades y lineamientos que orientan los actos del resto de los miembros de la empresa.
